Welke reiskostenvergoeding geldt als een werknemer soms met de eigen auto en soms met de fiets van de zaak naar het werk gaat?
Als je een fiets ter beschikking stelt aan een werknemer die hij of zij voor woon-werkverkeer gebruikt, pas je de fiscale bijtelling van 7% van de catalogusprijs toe. De werknemer ontvangt verder geen reiskostenvergoeding. Dit levert geen administratieve problemen op. Het wordt lastiger als de werknemer voor een paar dagen per week of af en toe (bijvoorbeeld als het regent) de fiets van de zaak laat staan, met de eigen auto naar het werk gaat en jij hiervoor een onbelaste reiskostenvergoeding wilt verstrekken. Hoe ga je daar als werkgever mee om?
Op de dagen dat de werknemer op de fiets van de zaak naar het werk komt, mag je geen onbelaste reiskostenvergoeding geven. Komt de werknemer met een eigen auto, dan mag je hiervoor wel een onbelaste reiskostenvergoeding geven van maximaal € 0,21 per kilometer. Die kun je toekennen op declaratiebasis of als vaste reiskostenvergoeding. Wel moet je dan aannemelijk maken dat de werknemer een ander vervoermiddel gebruikt dan de fiets van de zaak.
In de praktijk brengt dit een zware administratieve last met zich mee. Om dit te beperken is de mogelijkheid geboden om individueel afspraken te maken over hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen met de eigen auto. Deze afspraken vormen de basis voor het vaststellen van de reiskostenvergoeding. Voorwaarden: de afspraken moeten zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer én ze moeten voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft niet te resulteren in aanpassing van de vergoeding.