Een werkgever heeft verschillende mogelijkheden om werknemers via aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden aan zich te binden. Eén daarvan is het ter beschikking stellen van een (elektrische) fiets. De verstrekking van een (elektrische) fiets past ook in het vergroeningsbeleid van onze overheid.
Een werkgever die ervoor kiest om een fiets aan zijn werknemers te verstrekken heeft daarvoor verschillende mogelijkheden:
1. Lening met het oog op de aanschaf door de werknemer zelf.
2. In eigendom verstrekken aan de werknemer.
3. Ter beschikking stellen aan de werknemer (werkgever blijft eigenaar):
a. uitsluitend voor zakelijk gebruik, incl. woon-werkverkeer;
b. zowel zakelijk als privégebruik;
c. uitsluitend privégebruik.
Hierna bespreken we de fiscale gevolgen van deze mogelijkheden.
Het verstrekken van een lening heeft op zichzelf geen fiscale gevolgen. Wel kan uit de verstrekking van de lening een voordeel voor de werknemer voortvloeien. Dat is bijvoorbeeld het geval indien de werknemer geen of een (te) lage rente is verschuldigd. Het rentevoordeel dat een werknemer geniet vanwege een door de werkgever voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of elektrische scooter verstrekte lening wordt gewaardeerd op nihil.
De werknemer die de door hem gekochte fiets gebruikt voor zakelijke ritten (inclusief woon-/werkverkeer) kan een onbelaste kostenvergoeding worden toegekend tot een bedrag van € 0,19 per km. Deze vergoeding kan vervolgens worden gebruikt voor aflossing van de lening.
Indien een werkgever besluit om aan de werknemer een fiets in eigendom te verstrekken is sprake van loon in natura. De waarde van deze fiets wordt gesteld op het bedrag waarvoor de werkgever de fiets heeft gekocht. Indien sprake is van de verstrekking van een branche-eigen product wordt de waarde gesteld op de waarde in het economische verkeer.
Indien een werkgever ervoor kiest om de fiets ter beschikking te stellen aan de werknemer zijn de fiscale gevolgen afhankelijk van het gebruik dat de werknemer van deze fiets kan en mag maken. Indien de werknemer de fiets alleen voor zakelijke ritten (excl. woon-/werkverkeer) mag gebruiken heeft de verstrekking geen fiscale gevolgen. Indien de fiets ook ter beschikking wordt gesteld voor privégebruik (waaronder woon-/werkverkeer) is sprake van loon in natura voor de werknemer. Voor het privégebruik kan de werkgever met de werknemer een door de werknemer te betalen vergoeding afspreken, maar dit hoeft niet. Een door de werknemer te betalen vergoeding mag wel in mindering worden gebracht op het fiscaal in aanmerking te nemen loon.
In de praktijk bleek het lastig om de waarde van het privégebruik vast te stellen. Sinds 1 januari 2020 is, naar analogie van het autokostenforfait, een waarderingsregel voor het privégebruik van de fiets opgenomen in de in de Wet op de loonbelasting 1964. De fietsbranche promoot het ter beschikking stellen van een fiets door werkgevers door te benadrukken dat sprake is van een zeer gunstige fiscale regeling. De regeling houdt kort gezegd in dat de werknemer slechts 7% van de voor de fiets geldende consumentenadviesprijs tot zijn inkomen hoeft te rekenen. De aantrekkelijkheid van de regeling blijkt ook uit het volgende voorbeeld dat de staatssecretaris tijdens de parlementaire behandeling heeft gegeven.
Een werkgever stelt een elektrische fiets ter beschikking aan zijn werknemer. De consumentenadviesprijs is € 2.000. De jaarlijkse bijtelling voor het privégebruik bedraagt 7% of € 140. Uitgaande van het gemiddeld marginaal tarief in de loon- en inkomstenbelasting van 42% leidt dat tot een belastingheffing van € 58, dit is minder dan € 5 per maand.
De invoering van de hiervoor genoemde waarderingsregel heeft al tot veel vragen geleid:
1. Welke voorwaarden gelden voor toepassing van de fietsregeling?
2. Is het aantrekkelijk voor een werknemer om gebruik te maken van de fietsregeling?
3. Is het aantrekkelijk voor een werkgever om een fiets ter beschikking te stellen?
4. Welke afspraken moeten er tussen werkgever en werknemer worden gemaakt? En hoe leg je die goed vast?
De fietsregeling is van toepassing als de fiets door de werkgever ter beschikking wordt gesteld voor zakelijke ritten en/of woon-/werkverkeer en daarnaast ook privé mag worden gebruikt. De fiets blijft dus eigendom van de werkgever. De fietsregeling houdt overigens in dat gebruik voor woon-/werkverkeer wordt aangemerkt als privégebruik. Dit in tegenstelling tot het autokostenforfait waar juist is geregeld dat woon-/werkverkeer als zakelijk wordt aangemerkt. Een eventuele bijdrage die de werknemer voor het privégebruik aan de werkgever is verschuldigd mag op het bedrag van de bijtelling in mindering worden gebracht.
De fietsregeling is van toepassing indien een fiets ter beschikking wordt gesteld. Voor de toepassing van de fiets geldt een ruime definitie van de fiets. Ook elektrische fietsen en speed pedelecs vallen onder de regeling.
De vraag of het aantrekkelijk is voor een werknemer om gebruik te maken van de fietsregeling laat zich lastig beantwoorden. Uitgaande van het gegeven voorbeeld kan al snel de conclusie worden getrokken dat de fietsregeling tot een voor de werknemer goedkope fiets leidt. Schijn bedriegt echter.
De wettelijke regeling brengt ook met zich mee dat voor ritten die met de ter beschikking gestelde fiets worden gemaakt geen andere vergoedingen belastingvrij kunnen worden verstrekt. Een werknemer die op wat grotere afstand van het werk woont, kan daardoor over het algemeen beter kiezen voor een reiskostenvergoeding. Met die vergoeding kan de aanschafprijs van een fiets al vrij snel bij elkaar worden gespaard. De fiets is dan ook nog eens eigendom van de werknemer.
Tijdens de parlementaire behandeling van het wetsvoorstel dat tot invoering van de fietsregeling heeft geleid heeft de staatssecretaris overigens aangegeven dat wel een vergoeding mag worden gegeven voor de ritten die niet met de ter beschikking gestelde fiets worden afgelegd.
De vraag of de fietsregeling aantrekkelijk is voor de werkgever hangt af van verschillende factoren. Enerzijds geldt dat de werkgever zal moeten investeren in de aanschaf van de aan de werknemers ter beschikking te stellen fietsen. In ruil daarvoor kan hij besluiten de bestaande reiskostenvergoedingen af te schaffen of te beperken. Anders dan de werknemer kan de werkgever de btw op de aangeschafte fietsen als voordruk in aftrek brengen. Voorwaarde hiervoor is dan wel dat de werkgever voor de btw belaste prestaties heeft. De aftrek is echter beperkt tot een aanschafprijs van € 749 inclusief btw.
Indien een werkgever besluit om een fiets ter beschikking te stellen aan zijn werknemer is het zaak om goede afspraken te maken en deze ook schriftelijk vast te leggen. Aandachtspunten zijn:
1. Wie draagt zorg voor het onderhoud?
2. Is de werknemer voor het privégebruik een vergoeding verschuldigd?
3. Heeft de verstrekking van de fiets gevolgen voor bestaande kostenvergoedingen?
4. Wat gebeurt er met de fiets als de dienstbetrekking wordt beëindigd?
Gemaakte afspraken kunnen worden vastgelegd in een addendum bij de arbeidsovereenkomst.
NB De in dit artikel beschreven fietsregeling is ook van toepassing op de fiets die door de ondernemer op kosten van de zaak wordt aangeschaft.
Vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers kunnen door de werkgever onder de werkkostenregeling worden gebracht door deze aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel. De vergoeding of verstrekking wordt dan niet bij de werknemer in de heffing van loonbelasting betrokken, maar bij de werkgever. De werkgever kan onder de werkkostenregeling binnen de zogenoemde vrije ruimte onbelast vergoedingen en verstrekkingen toekennen aan de werknemer. Ook het voordeel dat de werknemer geniet vanwege een aan hem ter beschikking gestelde fiets kan als eindheffingsbestanddeel worden aangewezen. Voor zover de werkgever nog vrije ruimte heeft blijft de verstrekking dan onbelast.